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¿Se te atraganta el inglés? Hablemos…

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Business English

WAYS TO REACT IN CONVERSATIONS

ways to react in conversations speaking

BUSINESS LETTERS: ACEPTAR UNA RECLAMACIÓN

Aquí tenéis un modelo de carta en la que ACEPTAMOS UNA RECLAMACIÓN de un cliente por un error o mal servicio.

Antes de empezar, solamente recordar que encontraréis en otros posts las maneras de saludar y despedirse y diferentes maneras de llevar a cabo las diferentes funciones lingüísticas.

En una carta comercial, la CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN de la misma suele ser una de las partes. No es el caso del modelo que yo os ofrezco.

      • Thank you for your letter of … regarding / concerning / in connection with … Gracias por su carta con referencia a… / En referencia…
      • I refer to your letter of … about / relating to … Hago referencia a su carta acerca de …

Pero sí que una parte ineludible en la aceptación de una queja sería la obligada DISCULPA POR EL ERROR COMETIDO.

      • We must apologise for … Ledebemos una disculpa por…
      • We sincerely apologise for … Nuestras más sinceras disculpas por…
      • Please accept our apologies for … Por favor, acepte nuestras disculpas por…
      • I would like to apologise for the error made by our company in (verb+ing) Me gustaría disculparme por error cometido por nuestra empresa en (sustantivo)

Y ACEPTAR LA RECLAMACIÓN, eso sí, sin poner en tela de juicio la profesionalidad de la empresa.

      • We agree that the usual high standards of our products / services were not met in this instance. Estamos de acuerdo en que no se han cumplido los estándares de calidad habituales de nuestros productos/servicios

Nunca está de más una BREVE EXPLICACIÓN de lo sucedido que incluya:

      • Una fórmula con la que introducirla:
        • As a result of our investigation, we found that… Después de nuestra investigación, hemos descubierto que…
      • Exposición de las CAUSAS
        • The error was caused by … / was due to … El error fue provocado por…/ fue debido a…
        • Apparently, the problem was the result of … / resulted from … Al parecer, el problema fue consecuencia…
        • The cause of / reason for the mistake was … La causa del error fue…
      • CONSECUENCIAS
        • As a result … Como consecuencia de…
        • This led to … Esto llevó a…
        • Consequently …
      • SOLUCIONES
        • We have modified / changed our … Hemos modificado nuestro/a(s)…
        • We have implemented a system to… Hemos aplicado/implementado/llevado a cabo un sistema para
        • To prevent re-occurrences we have set up a verification procedure. Para evitar la reaparición (de X) hemos establecido procedimientos de verificación.
      • GARANTÍAS
        • We assure you that this will not happen again.

Y después de haber reconocido nuestro error, debemos PROPONER UN MODO DE RESOLVER EL PROBLEMA

      • As a gesture of our regret, we are prepared to …/ we are willing to …/ we would like to … Como muestra de arrepentimiento estamos preparados para/ dispuestos a/ nos gustaría…
      • To show goodwill, we will … Como muestra de buena voluntad por nuestra parte…

También es importante mostrar nuestra voluntad de resarcir al cliente, ofreciéndonos a CAMBIAR EL PRODUCTO, ACEPTAR UNA DEVOLUCIÓN, PROPONER UN REEMBOLSO O UN DESCUENTO.

    • We have dispatched the new items by express courier. They should arrive by Thursday, 31 December 2015. Hemos enviado los artículos nuevos por correo urgente. Deberían llegar antes del jueves 31 de diciembre de 2015.
    • To show our goodwill, we would like to offer you a 5% discount on your next order with us. Como muestra de buena voluntad, nos gustaría ofrecerle un 5% de descuento en su siguiente pedido con nosotrosaccepting a complaint

BUISNESS LETTERS: REGISTROS LINGÜÍSTICOS

Como ya se dijo en el post SALUDAR Y DESPEDIRSE, no nos podemos dirigir de igual manera a todo el mundo.

Y en el contexto empresarial o académico, muchas veces es el ámbito de uso el que determina el registro que tenemos que utilizar.

Aquí tenéis una tabla que sintetiza los aspectos básicos a tener en cuenta, según el ÁMBITO LINGÜÍSTICO en que tengáis que hacer uso del lenguaje:.

writing registers business letters
business letters’ language registers

 

BUSINESS LETTERS: SOLICITAR INFORMACIÓN

Hoy os presento a la LETTER OF REQUEST, o CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN.

  1. La primera parte de la carta (información sobre emisor y receptor), es igual que la de la carta de reclamación.
  2. Cuando escribimos a una empresa por primera vez, es probable que no sepamos a quién nos dirigimos, es por eso que yo escogido un saludo muy impersonal, pero ya sabéis que existen más maneras de saludar a una persona.
  3. Acto seguido, incluimos el ASUNTO de nuestro escrito.
  4. Y en el siguiente párrafo introducimos la RAZÓN por la que escribimos. Se puede incluir algún tipo de consulta.
  5. El CUERPO DE LA CARTA es la que expone los DETALLES.
  6. Finalmente, se solicita información, NORMALMENTE PIDIENDO FOLLETOS o LISTAS DE PRECIOS.
  7. No está de más AGRADECER POR ANTICIPADO para incentivar a la empresa a dar un  mejor servicio, aunque normalmente es algo necesario, por CORTESÍA.
    1. Alguna expresiones alternativas serían we look forward to hearing from you/receiving your answer; we hope to hear from you soon, etc.LETTER OF REQUEST

BUSINESS LETTERS: CARTA DE RECLAMACIÓN

He decidido empezar por las CARTAS DE RECLAMACIÓN porque creo que para la mayoría de los particulares son los escritos más importantes.

Aunque estos posts vayan dirigidos a gente con necesidades de naturaleza profesional, también es cierto que hoy en día gran parte de la población compramos por internet, a traves de páginas reina de la venta online  como lo son Ebay o Amazon, o en cualquier otra. A mí por ejemplo, me gusta comprar los libros a través de una página llamada Book Depository, ya que envía a todo el mundo sin costes añadidos.

Por lo general, un particular no suele tener que dirigirse a alguna empresa mediante un escrito, puesto que para realizar los pedidos ya existen formularios predeterminados a tal efecto. Si todo sale bien, no tiene por qué surgir esa necesidad.

Pero seguro que habréis tenido alguna experiencia con un proveedor poco serio, con algún pedido equivocado o con algún producto en malas condiciones. Si vuestro inglés es poco fluido, doy por hecho que no os aventuraréis a llamar por teléfono a la primera de cambio, y escogeréis la vía escrita para resolver lo que sea que haya sucedido.

PARTES DE UNA CARTA DE RECLAMACIÓN

  1. MEMBRETE con tus datos o los de tu empresa. Puede ir alineado a la derecha o a la izquierda.
  2. DATOS DEL DESTINATARIO. Si no sabemos su nombre, al menos pondremos su cargo en la empresa.
  3. Abrimos la carta con un SALUDO a nuestro destinatario. Siempre podremos salvar el desconocimiento de la información sobre nuestro destinatario con un “To whom it may concern”. También podéis usar este post sobre saludos, con el que también aprenderéis a despediros de manera acorde con el saludo.
  4. CUERPO DE LA CARTA
    1. Expresamos la RAZÓN la razón por la que escribimos. Intentaremos hacerlo de una manera indirecta.
    2. Exponemos lo sucedido (la RAZÓN DE NUESTRA QUEJA) mediante una SUCESIÓN DE HECHOS. Para ello nos valdremos de una variedad de TIEMPOS VERBALES EN PASADO y CONECTORES TEMPORALES (when, then, while, afterwards, etc.)
    3. Como conclusión, SOLICITAREMOS UNA COMPENSACIÓN por los perjuicios padecidos que nos han llevado a la redacción de la carta. Paralelamente a la introducción, intentaremos ser indirectos, y mantener un tono cordial en nuestra redacción.
  5. Nos despedimos de nuestro interlocutor siendo coherentes con el tipo de saludo con que nos hemos dirigido a él.
  6. Por último firmamos con nuestro nombre y apellidos y, en caso de escribir en nombre de una empresa, escribiendo el cargo que desempeñamos en ella.

Por supuesto, según el grado de cordialidad en la relación comercial o el de legitimidad de tu queja, o simplemente según la magnitud de tu enfado, usarás un lenguaje más o menos directo. En cualquier caso, os podéis valer de estas frases alternativas según la función del párrafo en cuestión.

Puedes practicar con este breve ejercicio.Complaint letter

BUSINESS LETTERS: SALUDAR Y DESPEDIRSE

¿Cuándo fue la última vez que escribiste una carta en inglés? Yo recuerdo que, cuando estudiaba la carrera, en los exámenes de la asignatura “lengua inglesa” (mi competencia básica) nunca escogía la carta formal de entre las opciones que se nos daban en la sección de WRITING.

Siempre me ha encantado todo lo referente a la lengua en general y a la lengua inglesa en particular, pero siempre he aborrecido las formalidades. Si había la opción de no escribir una carta, no la escribía, año tras año, hasta que mi trayectoria profesional y mi vida personal me ponen en una nueva tesitura, ineludible: debo omunicarme de manera formal con gente no hispanohablante, y paralelamente, como parte de una enseñanza más amplia (Business English), debo enseñar a otras personas a que hagan lo mismo.

La experiencia me ha enseñado que las cosas, cuando entran de golpe, salen de golpe. Y a través de este blog tengo la oportunidad de rectificar.

Pues bien, vamos a ponerlo fácil: lo haremos por fascículos. Primer fascículo:

SALUDAR Y DESPEDIRSEopening and closing business letters

PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL / PARTS OF A BUSINESS LETTER

Sea del tipo que sea tu carta comercial (solicitud o envío de información, reclamación, confirmación de pedido, etc.) hay una serie
de formalidades que se deben seguir (puesto que se trata de una redacción de tipo formal.

No queremos parecer poco profesionales, ¿verdad? Es por eso que aquí tienes varios ejemplos para usar según en qué parte de tu carta comercial te encuentres.parts of a business letter partes de una carta comercial

Business English worksheets by British Council

BRITISH COUNCIL Business English worksheets

Origen: Business English worksheets by British Council

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