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BUSINESS LETTERS: CARTA DE RECLAMACIÓN

He decidido empezar por las CARTAS DE RECLAMACIÓN porque creo que para la mayoría de los particulares son los escritos más importantes.

Aunque estos posts vayan dirigidos a gente con necesidades de naturaleza profesional, también es cierto que hoy en día gran parte de la población compramos por internet, a traves de páginas reina de la venta online  como lo son Ebay o Amazon, o en cualquier otra. A mí por ejemplo, me gusta comprar los libros a través de una página llamada Book Depository, ya que envía a todo el mundo sin costes añadidos.

Por lo general, un particular no suele tener que dirigirse a alguna empresa mediante un escrito, puesto que para realizar los pedidos ya existen formularios predeterminados a tal efecto. Si todo sale bien, no tiene por qué surgir esa necesidad.

Pero seguro que habréis tenido alguna experiencia con un proveedor poco serio, con algún pedido equivocado o con algún producto en malas condiciones. Si vuestro inglés es poco fluido, doy por hecho que no os aventuraréis a llamar por teléfono a la primera de cambio, y escogeréis la vía escrita para resolver lo que sea que haya sucedido.

PARTES DE UNA CARTA DE RECLAMACIÓN

  1. MEMBRETE con tus datos o los de tu empresa. Puede ir alineado a la derecha o a la izquierda.
  2. DATOS DEL DESTINATARIO. Si no sabemos su nombre, al menos pondremos su cargo en la empresa.
  3. Abrimos la carta con un SALUDO a nuestro destinatario. Siempre podremos salvar el desconocimiento de la información sobre nuestro destinatario con un “To whom it may concern”. También podéis usar este post sobre saludos, con el que también aprenderéis a despediros de manera acorde con el saludo.
  4. CUERPO DE LA CARTA
    1. Expresamos la RAZÓN la razón por la que escribimos. Intentaremos hacerlo de una manera indirecta.
    2. Exponemos lo sucedido (la RAZÓN DE NUESTRA QUEJA) mediante una SUCESIÓN DE HECHOS. Para ello nos valdremos de una variedad de TIEMPOS VERBALES EN PASADO y CONECTORES TEMPORALES (when, then, while, afterwards, etc.)
    3. Como conclusión, SOLICITAREMOS UNA COMPENSACIÓN por los perjuicios padecidos que nos han llevado a la redacción de la carta. Paralelamente a la introducción, intentaremos ser indirectos, y mantener un tono cordial en nuestra redacción.
  5. Nos despedimos de nuestro interlocutor siendo coherentes con el tipo de saludo con que nos hemos dirigido a él.
  6. Por último firmamos con nuestro nombre y apellidos y, en caso de escribir en nombre de una empresa, escribiendo el cargo que desempeñamos en ella.

Por supuesto, según el grado de cordialidad en la relación comercial o el de legitimidad de tu queja, o simplemente según la magnitud de tu enfado, usarás un lenguaje más o menos directo. En cualquier caso, os podéis valer de estas frases alternativas según la función del párrafo en cuestión.

Puedes practicar con este breve ejercicio.Complaint letter

BUSINESS LETTERS: SALUDAR Y DESPEDIRSE

¿Cuándo fue la última vez que escribiste una carta en inglés? Yo recuerdo que, cuando estudiaba la carrera, en los exámenes de la asignatura “lengua inglesa” (mi competencia básica) nunca escogía la carta formal de entre las opciones que se nos daban en la sección de WRITING.

Siempre me ha encantado todo lo referente a la lengua en general y a la lengua inglesa en particular, pero siempre he aborrecido las formalidades. Si había la opción de no escribir una carta, no la escribía, año tras año, hasta que mi trayectoria profesional y mi vida personal me ponen en una nueva tesitura, ineludible: debo omunicarme de manera formal con gente no hispanohablante, y paralelamente, como parte de una enseñanza más amplia (Business English), debo enseñar a otras personas a que hagan lo mismo.

La experiencia me ha enseñado que las cosas, cuando entran de golpe, salen de golpe. Y a través de este blog tengo la oportunidad de rectificar.

Pues bien, vamos a ponerlo fácil: lo haremos por fascículos. Primer fascículo:

SALUDAR Y DESPEDIRSEopening and closing business letters

Business English worksheets by British Council

BRITISH COUNCIL Business English worksheets

Origen: Business English worksheets by British Council

LOS NEGOCIOS A TRAVÉS DE LA BRECHA LINGÜÍSTICA (BUSINESS ACROSS THE LANGUAGE GAP) PARTE 1

brecha lingüística globalización
brecha lingüística
globalización

Hoy en día, las comunicaciones entre empresas se están haciendo cada vez más rápidas. Sólo hay un problema que sigue sin resolver: el problema del idioma. En Estados Unidos o Gran Bretaña, las empresas están acostumbradas a tratar los negocios en inglés. Esto está bien si estás comprando a empresas alemanas, indias o nigerianas. Sin embargo, cuando de vender al extranjero se trata, las empresas británicas y americanas ya no lo consideran algo tan sencillo.

Tomemos por caso a una proveedora de plástico londinense. Los directores estaban encantados cuando conseguían un contrato multimillonario por suministrar carcasas de ordenador y otro equipamiento electrónico a una fábrica en Irán. Todo iba bien al principio. Sin embargo, los problemas empezaron a desarrollarse unos meses más tarde. La empresa británica había recibido una gran cantidad de correspondencia en farsi. Pero no había nadie en la oficina de Londres que pudiera leer las cartas ni los faxes, por lo cual éstas fueron enviadas  una firma de traductores y se demoraron muchísimo en responder. La empresa iraní se fue frustrando con las demoras y al final canceló el contrato. En su lugar, hizo los pedidos a una firma francesa empleando a varios hablantes de farsi.

La mayoría de las empresas que se enfrentan a problemas como éste, tienen muy poca idea de cómo establecer un programa de formación lingüística. En estos casos, las empresas suelen confiar en los esfuerzos individuales de l@s emplead@s. Otros esperan que l@s secretari@s aprendieran suficiente francés en la escuela nocturna para poder manejar la correspondencia.

Morrison Milne, J 1994 Business Language Practice

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